Nota fiscal eletrônica se torna obrigatória no Brasil a partir de dezembro

Multa para empresa que não aderiu ao sistema chega a 50% do valor de cada nota emitida; vendas de mercadorias sem NF-e são ilegais.

A partir de dezembro, todas as empresas contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) terão que passar a emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e). Estarão isentos os microempreendedores individuais e alguns varejistas cuja área de atuação não estiver relacionada na lista emitida pela Secretaria da Receita Federal.

O plano da NF-e, criado em 2007, integra o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que é parte do Programa de Aceleracao do Crescimento (PAC). Para que as empresas pudessem se organizar, o governo federal as dividiu por áreas de atuação e realizou diversas chamadas instituindo a obrigatoriedade. Mesmo assim, ainda faltam 200 mil empresas no País para se adequarem ao sistema.

Para fazer a emissão, é preciso ter um certificado digital, que confere autenticidade aos documentos. Segundo estimativas da consultoria Serasa Experience, do último grupo de 600 mil empresas convocado para aderir, 32% delas ainda não possuíam sequer o certificado digital e não conseguirão cumprir o prazo. Somente no Estado de São Paulo mais de 280 mil empresas da indústria e do comércio atacadistas estão obrigadas a emitir a NF-e, independente de serem adeptas ou não do Simples Nacional.

As empresas que não emitirem suas notas eletronicamente serão punidas. Para cada nota emitida no sistema antigo a multa será de 50% do valor da nota e, caso a mercadoria não seja tributada, a multa será de 25% do valor. “Não haverá legalidade jurídica nas notas que não forem emitidas eletronicamente. Logo, a maior penalidade para as empresas que não aderirem à NF-e será a inviabilidade legal de suas vendas” , afirma Elder Moreira, gerente de certificação digital da Serasa. “Quem ficar de fora estará sujeito a punição e multa das secretarias estaduais.”

Passos para a regularização

Para se regularizar, o empresário deve acessar o site da Receita Federal e baixar o software que permite a emissão das notas eletrônicas. Mas, para aderir à NF-e, é preciso ter um certificado digital – comprovante eletrônico com padrão ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Essa certificação comprova a autenticidade jurídica de documentos de pessoas, empresas ou sites.

A aquisição do certificado demora em média três dias para ser obtida, custa entre R$ 150 e R$ 200 (dependendo do tipo de certificação e do prazo de validade escolhido pelo empresário) e pode ser renovada. “O mais difícil não é conseguir o certificado, mas adaptar-se ao modelo eletrônico que muitas vezes requer treinamento da equipe” , diz Gildo Freire de Araujo, vice-presidente de desenvolvimento profissional do CRC-SP (Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo).

No levantamento nacional da Serasa, feito seis dias antes do término do prazo para a adesão, a estimativa era de que 43% das empresas da quarta e última chamada ainda não tinham o certificado digital. A região Sul possuía o maior contingente de empresas certificadas (quase 93%) e a Norte o menor número (apenas 19%). Para o cálculo das estimativas, foram cruzados os números do Cadastro Nacional de Atividade Econômica (CNAE) e certificados emitidos pela própria consultoria. “Os empresários demoraram para aderir à NF-e porque acreditaram que o prazo seria prorrogado. Acomodaram-se no sistema antigo, subestimando as preparações necessárias para o modelo eletrônico”, diz Araujo . “A NF-e será o caminho daqui para frente, pois é dinâmica, segura e fornece as informações de modo mais claro e padronizado.”

Entenda o conceito, uso e obrigatoriedade da NF-e

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Consulte a legislação no Portal da NF-e.

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

* Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;

* Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;

* Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;

* GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;

* Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;

* Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;

* Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

* Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;

* Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;

* Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

* GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

* Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para a Sociedade :

* Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;

* Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

* Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

* Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Benefícios para os Contabilistas:

* Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;

* GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

* Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco :

* Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

* Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

* Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

* Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;

* GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

* Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.

Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

Mais informação e dúvida acesse o Portal Nacional da Notra Fiscal Eletrônica

Cristiana Saboya

Comunicação